Préciser les critères d’évaluation d’un événement pour évaluer son succès est incontournable.

Les critères à retenir sont fonction des objectifs fixés ainsi que de la nature de l’événement organisé. Ils doivent permettre de vérifier si les objectifs ont été correctement atteints. En général, étant donné qu’un événement a plusieurs objectifs, les critères d’évaluation sont aussi bien quantitatifs pour mesurer la rentabilité que qualitatifs pour mesurer la satisfaction du public.

Les résultats quantitatifs

Le nombre de participants ou le chiffre d’affaires à réaliser, les ventes de produits à réaliser, entre autres. Ils sont généralement liés à des besoins économiques et touchent principalement des événements BtoC. Ils sont facilement analysables par les outils digitaux employés dans le secteur événementiel.

Grâce au système de billetterie en ligne, l’organisateur peut dans un premier temps suivre très précisément l’évolution des ventes de billets pour son événement, le nombre de préventes vendues, le nombre de billets achetés sur place, etc. Si les participants ont été convoqués par invitation, les outils de contrôle d’accès permettent de savoir lesquels étaient présents. Il est donc assez facile de connaître le nombre de participants à un événement et par conséquent de savoir si les objectifs de participation ont été réalisés correctement.

En termes d’évaluation du chiffre d’affaires d’un événement, l’organisateur peut opter pour la mise en place d’un système de paiement en espèces permettant de croiser toutes les dépenses encourues par un participant. Ainsi, l’organisateur pourra retracer les ventes réalisées et récupérer les résultats sous forme de tableaux de bord utilisables. Cashless est un outil d’analyse efficace de plus en plus utilisé par les organisateurs d’événements. Si ce n’est pas un premier événement, le mieux est d’avoir créé un cadre de référence de base avec ces critères d’évaluation de manière à pouvoir les rapprocher d’un événement à l’autre et évaluer son succès…

Les résultats qualitatifs

En général, les objectifs qualitatifs d’un événement sont de valoriser l’image d’une entreprise, de capter l’intérêt du public ou des médias, ou d’offrir une première expérience originale et positive aux participants. A la différence des objectifs quantitatifs, les objectifs qualitatifs sont analysés sur la base des points de vue des participants. Pour recueillir ces avis, l’organisateur peut mettre en place des questionnaires de satisfaction en envoyant les questions de son choix aux participants.  Ces réponses sont analysées a posteriori et permettent à l’organisateur de vérifier ce qui a généré le plus de satisfaction chez le public.

Il y a de plus en plus de participants qui échangent leurs expériences sur les réseaux sociaux. En plus d’accroître la visibilité de l’événement, le partage sur les réseaux sociaux rend possible, au même titre que les enquêtes de satisfaction, de recueillir les commentaires des participants. Les médias sont aussi un bon moyen d’obtenir un retour d’information sur la qualité d’un événement, par le biais d’un article sponsorisé ou non, puis de faire des commentaires sur celui-ci, et donc de mesurer son succès….

Si les opinions recueillies dans la presse, sur les réseaux sociaux ou par le biais de questionnaires de satisfaction ne sont pas excellentes, il est important d’en tenir compte dans l’évaluation d’un événement, l’objectif étant d’améliorer son offre.