L’organisation d’un événement professionnel peut être comme un jeu d’enfants pour certains et un véritable casse-tête pour d’autres.

Nous vous proposons les clés du succès d’un événement d’entreprise en 9 points principaux.

1- Décrivez votre projet le plus précisément possible dans la phase amont

Les événements professionnels sont nombreux (séminaires, voyages de motivation, team building, week-ends de récompenses….). Avant de commencer à créer votre projet, il est nécessaire d’organiser une réunion avec vos supérieurs hiérarchiques en vue de définir le cadre de votre événement… :

• Quels sont les participants ? Internes ou externes ?
• Quel est son budget ?
• A quelle (…) date(s) ?
• Que faut-il faire passer ?
• Quel programme dans les grandes lignes ?

2- Entamer la création de votre événement pas à pas

Après avoir établi un cahier des charges, vous êtes en mesure de créer votre événement étape par étape en ayant une vision claire de vos divers besoins dans le cadre de la location de salle, de la restauration, du divertissement…

3- Demander l’avis des fournisseurs de services

Aussitôt que votre programme a été établi dans le plus petit détail, vous pouvez chercher, au besoin, des prestataires de services et leur transmettre vos demandes de devis. Grâce au cahier des charges général défini en amont, vous serez en mesure de pouvoir incorporer autant de détails que possible dans cette demande, notamment le nombre de personnes, le budget, le type d’animation que vous voulez…

4- Préparer une liste de contrôle

Une check-list est avant tout un document qui vous permet de ne pas oublier quoi que ce soit avant, durant et post-événement. Vous pouvez le remplir à mesure que vous créez votre projet. Ne laissez pas de côté la check-list : associée à un système d’alerte, elle est une garantie de sécurité lors de la conception d’événements professionnels.

6- Les invitations doivent être envoyées au moins trois semaines à l’avance.

Envoyer des invitations est un élément incontournable dans la création d’un événement professionnel et vous devez l’intégrer à votre liste de contrôle. Cette démarche se fait au moins 3 semaines à l’avance pour donner à vos participants le temps de se positionner et de se structurer.

7- Réaliser des enquêtes de satisfaction

Lorsque vous aurez fait votre propre évaluation, vous devriez consulter vos participants au sujet de leurs sentiments. Pour ce faire, la consultation se déroule au moyen d’un questionnaire joint en format Word ou, mieux encore, au moyen d’outils en ligne dédiés tels que Google Forms.

8- Faire le bilan de votre événement et de vos prestataires de services

Cette analyse vous permet d’identifier les points forts et les points faibles de vos événements en amont et par vous-même, ainsi que de décider de la qualité des différents services.

Pourquoi cette étape est-elle indispensable ? Dans une approche qualité et une perspective d’amélioration continue, cette évaluation permettra d’une part de faire ressortir les éléments à améliorer puis de vous constituer un réseau si les prestataires consultés vous ont donné entière satisfaction.

9- Réaliser l’analyse de votre événement

Une fois les diverses évaluations terminées, vous aurez toutes les clés en main pour analyser votre événement en fonction de ses résultats et de son incidence.